‘Hoe kunnen wij meer uit ons plan- en roosterproces halen?’ Dat is de vraag waarmee één van onze opdrachtgevers mee rond liep. Ze misten de regie in tijd, ruimte en capaciteit om er écht stappen in te zetten. En dat is precies waarvoor wij in beeld zijn gekomen.

Samen maakten we een praktisch plan, met een concreet doel, met een begin en een eind. Tijdens dit traject hielpen wij om verbeterslagen te maken op het gebied van kennis en inhoud. Daarbij keken we kritisch naar de huidige situatie en wat er concreet nodig is om het doel te behalen. Zijn de processen juist ingericht? Kloppen afspraken die er gemaakt waren nog steeds en worden deze nagekomen? Wie is waar verantwoordelijk voor? Wordt beleid ook echt uitgevoerd en is het duidelijk wat daarvoor moet gebeuren? Allemaal topics die we ‘on the job’ hebben uitgewerkt!

Gedurende het traject hebben we mogen ondersteunen bij de realisatie van een centrale aansturing van planners en roostermaker. We zijn aan de slag gegaan om processen te verbeteren en roostermakers op te leiden en trainen in het ‘nieuwe roostermaken’. Hierbij coachen we planners en roostermakers om zelf de regie te pakken en om hun rol in het onderwijslogistieke proces te benadrukken. Daarnaast hebben wij geholpen de huidige software meer eigen te maken, zodat zij deze ook echt als tool kunnen gaan inzetten voor hun werkzaamheden. Ook hebben we gekeken naar de verbindingen tussen collega’s en werkgroepen, zodat je als roostermaker of onderwijsplanner de juiste personen weet te bereiken en het maximale uit de gesprekken weet te halen.

Om ervoor te zorgen dat we concreet stappen konden gaan zetten, hebben we een plan uitgewerkt waarbij we drie specifieke niveaus in de organisatie aan de slag gaan. Wat uiteindelijk moet gaan leiden tot: beter inzicht in bezetting van de lokalen, gebruik van gebouwen, de inzet van personeel en het verdere uitbouwen van het curriculum.

Individueel niveau
Hierbij helpen we roostermakers en planners bij de uitbreiding van hun kennis op het gebied processen en software. Dat doen we in de vorm van ‘coaching on the job’, waarbij we samen informatie beoordelen, leren hoe we kwalitatieve informatie kunnen verzamelen en wat de randvoorwaarden zijn om een ‘optimaal’ rooster te kunnen maken.

Locatie niveau
Hierbij werken we met iedereen op de locatie die ook maar iets te maken heeft met de roostermakers. Met hen kijken we samen naar het proces. Bijvoorbeeld naar hoe het kan dat de roostermaker niet de juiste informatie krijgt, of niet op tijd krijgt. Daarbij kijken we naar procesafspraken en welke specifieke informatie roostermakers nodig hebben van hun omgeving om hun werk goed te kunnen doen.

Centraal niveau
Op beleidsniveau kijken we met stakeholders en bijvoorbeeld het college van bestuur naar het huidig beleid. Wat is de huidige situatie? Wat willen we veranderd zien en wat is het uiteindelijke doel? Vanaf het moment dat we dat helder hebben kunnen formuleren gaan we kijken naar hoe we het kunnen gaan implementeren en wat hiervoor nodig. We hanteren duidelijke processen en deadlines en om te zorgen dat deze stappen gezet kunnen worden en verantwoordelijkheden uitgesproken kunnen worden.

Waar onze opdrachtgever uiteindelijk naar toe wou was een centrale aansturing met meer uitwisseling, waar roostermakers de tools en coaching krijgen om ook echt te kunnen doen waar ze goed in zijn. Een efficiënt en gestroomlijnd team planners en roostermakers, dat de regie pakt, lijntjes legt, verbindingen legt en onderhoudt. Daarbij de juiste vragen stelt, software goed inzet en midden in de organisatie staat. Een hechte eenheid die elkaar versterkt, nauw samenwerkt en met vertrouwen haar plek inneemt in de organisatie. Uiteindelijk om een gestroomlijnde, efficiënte plan- en roosterproces neer te zetten, die je in staat stelt om de ‘onderwijskwaliteit’ te bieden waar je achter staat als organisatie.

Heeft u bij uw onderwijsinstelling ook ondersteuning nodig bij het herinrichten van het plan- en roosterproces? Neem dan contact met ons om de mogelijkheden te bespreken.

Afstudeerder Nathan aan het woord 

Mijn naam is Nathan Hoogendoorn en studeer Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente.  Rond februari van dit jaar ben ik in contact gekomen met Senz Interim. Zij hadden een idee voor een afstudeeropdracht en deze hebben ze via NOVELT gecommuniceerd. Hierop heb ik gereageerd en ik werd uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Voor Senz en voor mij bleek het een passende afstudeeropdracht zijn, dus de overeenkomst werd snel getekend en ik kon aan de slag. Wat toen nog weken voor me lag, is nu weer voorbij. Vooral de laatste tien weken waarin ik de tijd had om mijn stage af te ronden zijn werkelijk voorbij gevlogen.

Tijdens mijn stage ben ik druk bezig geweest om inzichten te creëren binnen het proces van roosteren en plannen. De eerste periode was toegewijd aan het vooronderzoek; het maken van een probleemanalyse en een plan van aanpak werd hierin gerealiseerd. Hieruit bleek dat er behoefte was aan transparante en visuele methodes binnen Senz Interim om inzichten te krijgen in de gevolgen van veranderingen binnen het planningsproces. Het kwam erop neer dat de focus van mijn opdracht lag aan het bijdragen aan de ontwikkeling van Business Intelligence (BI) binnen Senz Interim.

In de loop van april begon het traject van tien weken waarin ik fulltime mijn afstudeeropdracht zou afronden. Samen met een goede samenwerking met mijn collega’s van Senz Interim, Jeroen Overmars in het bijzonder, heb ik alle stappen van mijn opdracht kunnen doorlopen.

De eerste stap was om indicatoren te identificeren die de prestatie van een planning kunnen weergeven. Vervolgens werd er onderzocht hoe deze indicatoren het best weergegeven konden worden op een dashboard. Binnen deze stap werden verschillende aspecten van dashboard visualisatie aangekaart voor de ontwikkelingen van klantvriendelijke en efficiënte dashboards.

Daarnaast is er onderzocht welke BI tool het best passende was voor mijn onderzoek en de ontwikkeling van BI binnen Senz Interim. Na verschillende tools te hebben vergeleken en beoordeeld op allerlei relevante criteria kwam Tableau als beste naar voren.

In de laatste stap van mijn onderzoek werden dashboards gecreëerd om de geïdentificeerde indicatoren weer te geven. Deze dashboard geven, naast inzichten over de prestatie van een huidige planning, ook inzichten in de gevolgen van veranderingen in bepaalde scenarios. In totaal zijn er drie scenario’s geïmplementeerd die de indicatoren kunnen beïnvloeden, namelijk een verandering in de lokaalcapaciteit, het aantal online lessen en het aantal studentenregistraties.

In totaal zijn er vijf dashboards ontwikkeld met verscheidene interactie mogelijkheden waarvan een voorbeeld zichtbaar is. Deze dashboards zijn gebaseerd op data van een onderwijsinstelling en zelfgemaakte dummy data.

Ik kijk terug op een prettige samenwerking en een mooi resultaat van mijn afstudeeropdracht.

Stagebegeleider Jeroen Overmars aan het woord

Toen ik in april als BI-consultant startte bij Senz Interim was Nathan net zijn vooronderzoek aan het afronden. Aangezien zijn opdracht perfect aansluit op mijn werkgebied heb ik me direct in zijn onderzoek verdiept. Hierbij was ik onder de indruk de snelheid waarmee hij zich de materie, zowel op het gebied van onderwijslogistiek als van BI, eigen heeft gemaakt.

Vanaf de start hebben we wekelijks samen opgetrokken. Deze sessies waren erg prettig en ze hebben me geholpen om creatieve en goed doordachte ontwikkelingen te maken in onze BI-producten.

Wat mij betreft heeft Nathan de verwachtingen overtroffen. De eerste weken zag ik het daadwerkelijk ople

veren van een dashboard tijdens zijn afstudeerperiode nog als een te hoge ambitie. Hij heeft het echter zonder problemen waargemaakt om niet alleen een goed onderbouwde thesis op te leveren, maar ook een praktisch BI-dashboard te ontwikkelen waarin concrete vragen uit het onderwijs inzichtelijk worden gemaakt en worden beantwoord. Dit zal ons de komende tijd zeker van pas komen in diverse BI-projecten.

Het was inspirerend en leuk om samen met Nathan te werken. Hij mag nu starten met zijn Master en misschien zien we hem nog terug in onze branche!

Jeroen Overmars

In februari ben ik in contact gekomen met Robin en HJ voor een passende afstudeerstage om mijn bachelor Technische Bedrijfskunde aan de Universiteit Twente af te ronden. Senz Interim was op zoek om na een onrustige periode vanwege het corona virus met veel onzekerheden en roosterwijzigingen inzicht te krijgen in de gevolgen van beslissingen binnen het planningsproces. Waar momenteel veelal reactief geacteerd wordt, is het streven om in de toekomst proactief of zelf voorspellend te werk gaan binnen het plannen en roosteren van onderwijsinstellingen.

De begeleider binnen Senz Interim voor mijn onderzoek is HJ. Met hem heb ik wekelijks overleg en hij opent deuren naar andere collega’s. Ik mocht al snel meedoen met een teamuitje in de vorm van een cocktail workshop, waarbij ik allerlei medewerkers op een leuke manier heb leren kennen. Daarnaast ervaar ik op inhoudelijk gebied een prettige samenwerking met o.a. Jeroen en Kees om tot een mooi eindresultaat te komen.

Na ongeveer twee maanden een paar dagen per week online actief te zijn voor Senz Interim, heb ik vervolgens een project plan inclusief een plan van aanpak samengesteld voor mijn onderzoek. Het uiteindelijke doel is om het volgende kernprobleem in een tijdsbestek van ongeveer 10 weken op te lossen:

“Binnen Senz Interim zijn er momenteel geen transparante en visuele methodes om inzicht te krijgen in de gevolgen van veranderingen binnen het planningsproces”

Dit kernprobleem kan door middel van Business Intelligence (BI) aangepakt worden, waarbij de huidige status van een planning gevisualiseerd kan worden door middel van verschillende dashboards. Het doel is om op deze dashboards ook voorspellingen weer te geven die de gevolgen van beslissingen in kaart brengen.

De eerste stap van mijn bachelor thesis is om indicatoren te identificeren die de prestatie van een planning kunnen weergeven. De indicatoren zijn ontdekt door middel van bestaande indicatoren, literatuur en een analyse van de beschikbare data. Uiteindelijk zijn de indicatoren in zes categorieën verdeeld waar er eerst wordt gekeken naar de bezettingen online/op locatie. Vervolgens kunnen de bezettingen per locatie, student tevredenheid, docent tevredenheid, bezettingen tijdens lessen en student registraties gevisualiseerd worden.

De volgende stap van mijn onderzoek gaat over dashboard visualisatie. Een klantvriendelijk dashboard helpt namelijk in het efficiënt communiceren en interpreteren van relevante indicatoren. Binnen deze stap is gekeken naar dashboard guidelines, interacties en transparante grafieken om een dashboard te creëren waar gebruikers gemakkelijk eventuele knelpunten in een planning kunnen waarnemen.

Daarnaast is er onderzocht welke BI tool het best passende is voor mijn onderzoek. Voor verscheidene BI tools is er gekeken naar de visualisatiemogelijkheden, kosten, gebruiksgemak en de optie voor een mobiele app. Het ziet er momenteel naar uit dat Tableau de best optie is voor een BI tool.

Ik ervaar de samenwerking en communicatie binnen Senz Interim als zeer professioneel, dynamisch en informeel en ik zie ernaar uit wat de volgende stappen van mijn onderzoek met zich mee gaan brengen.

Vriendelijke groet,

Nathan Hoogendoorn